موفقیت در دنیای کسب و کار تنها محدود به کیفیت خدمات ارائه شده مجموعه شما نمی‌شود. یکی از راه‌های میانبری که از عوامل کلیدی موفقیت است؛ توجه به طراحی اتاق کنفرانس و جلسات است. اتاق کنفرانس حرفه ای تنها محلی برای برگزاری جلسات به حساب نمی‌آید. طراحی درست اتاق جلسات می‌تواند بر روی فرایند‌های تصمیم گیری هر یک از افراد حاضر تاثیر بگذارد. برای اینکه بتوانید جلساتی موثر و نتیجه بخش برگزار کنید؛ باید به جزئیات اتاق کنفرانس دقت کنید.
در این مقاله ما قصد داریم به شما 5 گام کلیدی در طراحی اتاق کنفرانس را معرفی کنیم. شما با رعایت این مراحل می‌توانید به وضوح کیفیت جلسات خود را افزایش دهید.
چیدمان اجزا و استفاده بهینه از فضای در دسترس
نحوه چیدمان اتاق کنفرانس یکی از مهم ترین موضوعات برای دستیابی به یک اتاق کنفرانس حرفه ای است. شما با داشتن مدرن ترین تجهیزات اتاق کنفرانس ولی چیدمان غیر اصولی نمی‌توانید به درستی از امکانات موجود بهره ببرید. فضای اتاق کنفرانس باید به گونه ای طراحی شود تا تمامی شرکت کنندگان بتوانند به راحتی با یکدیگر تعامل داشته باشند.
باید از چیدمان‌های منعطف در اتاق کنفرانس استفاده کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا برای جلسات کوچک و بزرگ، بتوانید از یک اتاق کنفراس بهره ببرید. نکات کلیدی که در نحوه چیدمان یک اتاق کفرانس حرفه ای باید رعایت کنید:
- چیدمان U شکل برای اتاق جلسات ایده مناسبی است. شما از این نوع چیدمان برای جلسات رسمی و داخل سازمانی می‌توانید به خوبی استفاده کنید. تعامل تمامی افراد و شرکت در بحث‌های گروهی در چنین شرایطی به حداکثر می‌رسد.
- چیدمان به شکل مستطیل نیز برای جلسات رسمی و ارائه‌ها توصیه می‌شود. مستطیلی بودن چیدمان صندلی‌ها باعث می‌شود تا تمامی شرکت کنندگان زاویه دید خوبی داشته باشند.
- استفاده از میز‌های سبک و قابل تنظیم نیز، برای چیدمان اتاق کنفرانس حرفه ای مورد استفاده قرار می‌گیرند. شما به راحتی می‌توانید با تغییرات لازم در اتاق کنفرانس، جلسات مختلفی در این محل برگزار کنید.
نورپردازی حرفه ای اتاق کنفرانس تلفیق زیبایی و کارایی
نورپردازی مناسب می‌تواند به طور کامل فضای اتاق کنفرانس شما را تغییر دهد. اولویت اول در نورپردازی، استفاده از نور طبیعی است. در صورتی که دسترسی کافی به نور طبیعی نداشتید می‌توانید از منابع نور مصنوعی استفاده کنید. روشنایی مناسب باعث می‌شود تا خستگی افراد حین جلسه کاهش یابد. نورپردازی مناسب می‌تواند تا ۳۰٪ بهره‌وری در جلسات را افزایش دهد.
نور مناسب می‌تواند محیطی آرامش‌بخش و حرفه‌ای ایجاد کند، تمرکز شرکت‌کنندگان را بهبود بخشد. از نکات مهمی نورپردازی حرفه ای اتاق کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ترکیب نور طبیعی و مصنوعی، اتاق کنفرانس شما را به محیطی شیک و حرفه ای برای برگزاری جلسات تبدیل می‌کند.
- استفاده از نور با رنگ طبیعی و ملایم می‌تواند شدت خستگی چشم‌ها را کاهش دهد. در جلسات طولانی این عامل از آسیب رسیدن به چشم‌ها و خستگی آن‌ها جلوگیری می‌کند.
- نور پردازی برای بخش‌های مهم اتاق کنفرانس، توجه افراد را افزایش می‌دهد. می‌توانید برای محل قرار گیری سخنران و صفحه نمایش، نورپردازی مجزایی در نظر بگیرید.
انتخاب صندلی و مبلمان مناسب اتاق کنفرانس
یکی از مهم ترین نکاتی که می‌تواند کارایی جلسات شما را تحت تاثیر قرار دهد؛ راحتی صندلی‌های اتاق کنفرانس است. صندلی‌های اتاق کنفرانس باید به گونه ای انتخاب شوند تا راحتی هر یک از افراد در طول جلسه را تضمین کنند. شما باید همزمان فضای اتاق جلسه را نیز در نظر بگیرید. راحتی صندلی‌ها را فدای ابعاد بزرگ و جا گیر بودن آن‌ها نکنید.
مبلمان مورد استفاده در اتاق کنفرانس باید به گونه ای باشد که در عین زیبایی، کارایی لازم را برای جلسات طولانی مدت داشته باشد. از نکات مهم برای انتخاب نوع صندلی اتاق جلسات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- برای اتاق کنفرانس صندلی‌های ارگونومیک انتخاب مناسبی هستند. طراحی این صندلی‌ها به نحوی است که سلامت بدن و ستون فقرات را حتی در جلسات طولانی نیز حفظ کنند.
- صندلی و میز‌های با کیفیت و ساختار مستحکم، علاوه بر زیبایی، دوام بالایی نیز دارند. شما با خرید مبلمان با کیفیت، در هزینه‌های مجدد برای تعمیر و خرید دوباره صرفه جویی می‌کنید.
- استفاده از مبلمان با طراحی ساده و مدرن به اتاق کنفرانس ظاهری حرفه‌ای و مینیمالیستی می‌دهد؛ که بر تمرکز و جدیت جلسات تأثیرگذار است.
انتخاب و تجهیز اتاق کنفرانس با سیستم تصویری
سیستم تصویری با کیفیت یکی از گام‌های مهمی است که شما را به داشتن اتاق کنفرانس حرفه ای نزدیک تر می‌کند. سیستم تصویری با کیفیت به طور مستقیم نظر حاضرین در جلسه را می‌تواند تغییر دهد. وضوح تصویر، ارائه مطلب در حین جلسه را به مراتب برای شما ساده تر می‌کند. کیفیت بالای نمایشگر باعث می‌شود تا افراد در طول جلسه تمرکز کافی بر روی مطالب گفته شده از خود نشان دهند. ویدئو وال و نمایشگر‌های دیجیتال بهترین گزینه برای دستیابی به اتاق کنفرانس حرفه ای است. شاید برای شما این سوال پیش بیاید که ویدئو وال چیست و چه کاربردی در اتاق کنفرانس دارد؟
ویدئو وال در واقع مجموعه ای از نمایشگر‌های متعدد است که با کنار هم قرار گرفتن در نهایت تصویری واحد و بزرگ ایجاد می‌کنند. این تصویر یکپارچه امروزه برای نمایش محتواهای تصویری و ویدئویی در اتاق جلسات مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما برای خرید یک نمایشگر دیجیتال با کیفیت می‌توانید به وب سایت دیاکو مراجعه کنید. این مجموعه با بیش از دو دهه سابقه، محصولاتی با طول عمر طولانی و ضمانت اصالت کالا، در اختیار شما قرار می‌دهند. از مزایای استفاده از ویدئو وال برای تجهیز کردن اتاق کنفرانس، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- وضوح بالای تصویر
- تسهیل در تعاملات گروهی
- افزایش رضایت افراد از ارائه مطالب
- مورد استفاده برای کنفرانس‌های آنلاین و حضوری
- نمایش همزمان چندین محتوا با یک نمایشگر
- صرفه جویی در هزینه‌ها
- بهبود تجربه بصری حاضرین در جلسه
جادوی صدا و سیستم صوتی در اتاق کنفرانس
در طراحی و ساخت اتاق کنفرانس حرفه ای، صدا نیز به مانند نور و کیفیت تصویر اهمیت دارد. وجود سیستم صوتی با کیفیت، بازدهی جلسه را چندین برابر بهتر می‌کند. این سیستم در جلسات حضوری و آنلاین به وضوح کارایی خود را نشان می‌دهد. کارکرد صحیح میکروفون و بلندگو ها، به داشتن تعامل و گفت و گو‌های سازنده در طول جلسه کمک می‌کند. استفاده از پرده ها و مبلمان نرم در اتاق جلسه، باعث کاهش پژواک می شود. رعایت همین نکته به ظاهر ساده، کیفیت جلسات برگزار شده را به شدت افزایش می‌دهد.
اتاق کنفرانس حرفه‌ای، راهی برای رسیدن به موفقیت بیشتر
اتاق کنفرانس محلی است که تصمیم‌های مهم و حیاتی برای آینده شغلی مجموعه شما گرفته می‌شود. تجهیز کردن این اتاق با امکانات پیشرفته و به روز راهی برای تحت تاثیر قرار دادن تصمیمات هر یک از مشتریان است. طراحی اتاق کنفرانس تنها به زیبایی فضا ختم نمی‌شود. شما با رعایت 5 نکته اشاره شده در این مقاله می‌توانید اتاق جلسه‌ای حرفه‌ای بسازید. تغییرات کوچک اما سازنده در این محل می‌تواند شما را به موفقیت‌های بزرگ برساند.
