آیا قبول دارید که انسانها ذاتاً علاقمند به گردآوری و نگهداری چیزهای مختلف هستند. این ویژگی اثبات شده در آدمها خودش را در خلق بایگانیهای کاغذی بسیار بزرگ در ادارهها نشان میدهد. طبیعی است که شما هرچقدر اسناد و مدارک بیشتری را نگهداری کنید، آنها را بایگانی هم میکنید. اما معنی اصلی بایگانی در سازماندهی است. در حالی که هرچقدر بایگانی شما بزرگتر باشد، امکان سازماندهی کردن اطلاعات در آن دشوارتر هم میشود. در چنین حالتی بهترین کار استفاده از بهترین نرم افزار بایگانی است.
حالا سوال اصلی این است که چطور باید یک نرم افزار بایگانی خرید؟ و چه انتظاراتی از آن باید داشت؟
چه انتظاراتی از نرم افزار بایگانی اسناد داشته باشیم؟
وقتی صحبت از بایگانی اسناد و مدارک میشود، مهمترین شاخص این است که اسناد را در شرکت یا سازمان خود ضبط کنید، آنها را مرتب کنید و در نهایت آنها را به قدری ایمن ذخیره کنید که هیچ سند و مدرکی گم نشود و هر پروندهای که به آن نیاز باشد به سرعت در دسترس باشد.
امروزه این کار توسط نرم افزارهای آرشیو یا نرم افزارهای بایگانی اسناد انجام میشود. این نرم افزارها یک روش مدرن برای مدیریت طیف وسیعی از اسناد هستند. از نظر سرعت دسترسی به اسناد، نرم افزار اسناد به همان اندازه برتر از آرشیو کاغذی است که اسب مسابقه از حلزون. با این حال، به غیر از سرعت، جنبههای دیگری هم در مزیت استفاده از آنها وجود دارد.
1. علاوه بر سرعت، امنیت دادههای آرشیو شده نیز باید در نظر گرفته شود
در نرم افزار بایگانی اسناد چیزی به عنوان اطلاعات نباید به هیچ عنوان از دست برود. امنیت واقعی به این معنی است که اطلاعات آرشیو شده، به شرطی که مربوط به کسب و کار باشند، باید همیشه و در هرحالتی در برابر آسیب و دستبرد محافظت شوند.
2. مجهز به سیستم بک آپگیری خودکار باشد
نرم افزار آرشیو اسناد باید مجهز به تهیه نسخه پشتیبان خودکار باشد. به این معنی که حتی اگر کاربران مجاز سیستم فراموش کردند که از اطلاعات نسخه پشتیبان تهیه کنند، خود نرم افزار باید امکان تهیه نسخه بکاپ را داشته باشد. در غیر این صورت یک اهمال کاری کوچک یا چند روز بی توجهی به سیستم میتواند زحمات افراد زیادی را که با نرم افزار آرشیو اسناد کار میکنند، از بین ببرد.
3. امکان سرچ بر اساس هر بخش داده از پرونده را داشته باشد
شرط لازم برای یک آرشیو اسناد با کارایی بالا این است که اسناد بایگانی شده باید با هر جزء اطلاعاتی در پرونده قابل جستجو باشند. قابل جستجو به این معنی است که اسناد را میتوان در هر زمان بازیابی کرد. این موضوع هیچ ربطی به این که اطلاعاتی که دارید در کجای پرونده است، ندارد. یعنی آرشیو دیجیتال قدرتمند نرم افزاری است که محدودیتی در پیدا کردن اطلاعات در آن وجود نداشته باشد.
هرچه نرم افزار مجهز به پارامترهای بیشتری برای جستجو باشد، در عمل ابزار مفیدتری برای استفاده در یک سازمان است. چون هیچ وقت نمیدانیم آیا کسانی که مسئول ورود اطلاعات پروندهها در سیستم هستند آیا همه اطلاعات مورد نیاز را وارد آن میکنند یا خیر؟ پس باید خودمان را مجهز به یک نرم افزار آرشیو اسناد کنیم تا این چالش برای همیشه حل شود.
نرم افزار بایگانی اسناد خوب را از کجا تهیه کنیم؟
سرچ عبارت خرید بهترین نرم افزار بایگانی شما را به دریایی از انواع نرم افزارها میرساند. موضوعی که احتمالاً به جای این که مسیر خرید را برای شما هموار کند، آن را برایتان پیچیدهتر کرده و شما را دچار خستگی تصمیم خواهد کرد.
بهترین کار این است که بهترین نرم افزار بایگانی اسناد را از شرکت یگانه بخواهید. شرکت یگانه سالهاست که در زمینه طراحی و توسعه نرم افزارهای اداری فعالیت میکند. نرم افزار بایگانی اسناد این مجموعه بر اساس قوانین و عرف بایگانی اسناد در ایران طراحی شده است و این شرکت حداقل 3 هزار مشتری فعال در این نرم افزار دارد.
برای حذف هرگونه تردید در خصوص بهترین بودن نرم افزار بایگانی اسناد، وارد سایت یگانه شوید و یک جلسه دموی رایگان نرم افزار را درخواست دهید. در اسرع وقت این جلسه با شما هماهنگ شده و ظرفیتها و امکانات نرم افزار آرشیو اسناد برای شما دمو خواهد شد.
