1+3 امکانی که با خرید نرم افزار آرشیو اسناد بدست میآورید
نرم افزار بایگانی اسناد چیزی فراتر از ابزاری برای آرشیو اوراق و مدارک شماست. با خرید نرم افزار بایگانی اسناد کیفیت و خدماتی را در اختیار خواهید داشت که تا قبل از این نرم افزار با نبودن آنها به شدت چالش داشته اید. به طور مثال نظمی که در رسیدگی به امور بایگانی همیشه آرزو داشتید یا امکان ایجاد تغییرات روی اسناد به منظور جلوگیری از دوباره کاریهایی که بعد از رخ دادن خطاهای سهوی رخ میدهند.
به هر حال فارغ از این که حجم اسناد و مدارک در سازمان شما چقدر است، این موضوع بدیهی است که شما دیر یا زود نیاز به خرید نرم افزار بایگانی اسناد خواهید داشت.
این مطلب به شما میگوید چرا لازم است همین حالا به فکر تهیه نرم افزار بایگانی اسناد باشید و نمونههای کامل این نرم افزارها چه امکانات و ویژگیهایی دارند که داشتن آنها به سازمان شما و روند کاری آن در بایگانی اسناد مهم، کمک میکند.
ذخیره، مدیریت و ویرایش اسناد به کمک نرم افزار بایگانی اسناد
یک نرم افزار بایگانی اسناد که به آن Document Management System یا DMS گفته میشود به شرکت شما کمک میکند تا اسناد دیجیتالی را ایجاد، ویرایش و به صورت مرکزی ذخیره کنید.
به کمک این نرم افزارها دیگر هیچ گسستگی در محل نگهداری از اسناد و اوراق وجود نخواهد داشت. مشکلی که در اثر کمبود جا برای بایگانی اسناد به وجود میآید و تقریباً هیچ راه حلی به جز استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک ندارد. اوراق در شرکت و سازمانها روز به روز زیادتر میشوند و اگر برنامه ای برای امهای آنها وجود نداشته باشد، مجموعه را دچار مشکل افزونگی و شدت بار زیاد برای مدیریت این اسناد میکند.
تغییر شیوه طبقه بندی و تنوع در ایجاد دسته بندیهای مختلف
ممکن است روز اولی که بخش بایگانی اسناد را در مجموعه یا سازمان خود راه اندازی کردهاید، یک استاندارد مشخص نیز برای طبقه بندی و بایگانی تعریف کرده باشید. استانداردی که هر فرد جدید که به عنوان کارمند به بخش بایگانی اضافه می شود، آن را فرا میگیرد و جستجوها و دسترسیها هم بر اساس همان استاندارد تعریف می شود. اکنون اگر به هر دلیلی نیاز باشد این استاندارد دسته بندی تغییر کرده و شیوه بایگانی اسناد عوض شود، تکلیف چیست؟
صدها یا هزاران سندی که بر اساس استاندارد قبلی چیده شده اند را چطور میتوان با قالب جدید طبقه بندی کرد؟ تنها راه حل استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد است. وقتی بخش بایگانی دیجیتالی و اسناد به صورت الکترونیک ذخیره میشوند، میتوان در مدت زمان بسیار کوتاهی مدارک را با هر شیوه دلخواهی دسته بندی کرد.
ایجاد امکان سرچ بر اساس دسته بندی و فیلدهای مختلف
همانطور که گفته شد اغلب سازمانها استاندارهای خاصی برای دسته بندی و بایگانی اسناد خود دارند. معمولاً امکان جستجو هم تنها بر اساس چند فیلد مشخص صورت میگیرد. مثلاً برای دسترسی به یک پرونده فقط باید کد پرونده را داشت. حالا اگر از یک پرونده فقط اطلاعاتی در دست باشد که فیلد آن در دسته بندی قید نشده و مهم نبوده باشد، امکان دسترسی به آن وجود ندارد.
اما اگر اسناد خود را اسکن و آن ها را به کمک نرم افزار آرشیو اسناد، بایگانی کنید به راحتی میتوانید هر جستجویی بر اساس هر نوع فیلدی که در پرونده موجود باشد، انجام دهید. انواع نرم افزار آرشیو اسناد که در بازار وجود دارد اگر توسط یک شرکت توانمند، خبره و مسلط به امور بایگانی اسناد طراحی شده باشند حتماً به سیستم جستجو و گزارش گیری بر اساس هر نوع فیلدی مجهز هستند. امکانی که محدودیتهای سابق که روی جستجوی پروندهها وجود داشت را از بین میبرند.
توانایی آرشیو هر نوع فایلی از متن تا ویدئو
نرم افزار آرشیو اسناد تنها مخصوص بایگانی اسناد متنی نیست. اگر شما یک آتلیه دارید که پر از فایل عکس است، اگر فیلم برداری هستید که صدها یا هزارن فایل ویدئویی دارد یا سازمانی که باید انواع و اقسام فایل را نگهداری کند، میتوانید از نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک استفاده کنید. این نرم افزارها قدرت بایگانی هرنوع فایلی را دارند و فارغ از این که شما چه نیازی به آن دارید یا چه نوع فایلهایی را باید آرشیو کنید، میتوانند به شما خدمات بدهند.
نرم افزار بایگانی اسناد یگانه را بخرید، چون…
هرآنچه بالاتر در خصوص خدماتی که میتوانید از یک نرم افزار بایگانی بگیرید را بیان کردیم در نرم افزار بایگانی اسناد این شرکت وجود دارد. البته امکانات این نرم افزار به همین جا ختم نمیشود. بهتر است از کارشناسان فروش شرکت یگانه درخواست یک جلسه دمو داشته باشید. طی این جلسه که به صورت رایگان برگزار شده و تاریخ و زمان آن براساس زمان بندی مورد نظر شما انجام میشود، خواهید دید که نرم افزار آرشیو اسناد این شرکت چه خدمات عالی و بینظیری دارد. خدماتی که همه نیازهای شما را تامین کرده و البته ارزشهایی فراتر از آنچه انتظار دارید به عنوان مشتری یا کاربر استفاده کننده از نرم افزار به سازمان شما میبخشد.
💬 نظر شما درباره این مطلب چیست؟