چه مراحلی در اسکن اسناد و مدارک طی می‌شود؟
اسکن اسناد و مدارک به این معنی است که دیگر از بایگانی کاغذی اسناد و مدارک خسته شده‌اید و ترجیح می‌دهید هرچه سریع‌تر یک سازمان دیجیتالی داشته باشید.
اما برای اسکن اسناد 2 راه دارید. یا خودتان این کار را انجام دهید یا آن را برعهده شرکت‌هایی بگذارید که خدمات اسکن اسناد انجام می‌دهند. آنچه در این مطلب می‌خوانید توضیح مراحل اسکن اسناد در حالتی است که شما این کار را هوشمندانه برون سپاری کرده‌اید.
بررسی اولیه
شرکت‌های خدمات دهنده اسکن اسناد ومدارک قبل از این که پروژه اسکن اسناد شما را آغاز کنند، باید از سازمان شما دیدن کنند. در این دیدار موضوعات مختلفی سنجیده می‌شود که شامل موارد زیر است:
- ابعاد این سازمان چقدر است؟ به این معنی که پیش‌بینی می‌شود چقدر سند و مدرک در این مجموعه وجود دارد که باید اسکن شود؟
- نوع اسناد و مدارک چیست؟ آیا اسنادی که باید دیجیتالی شوند اسناد حقوقی، اسناد و مدارک پرسنلی، اسناد پزشکی یا اسناد شخصی هستند؟
- پرونده‌هایی که باید اسکن شوند چه حجمی دارند؟ آیا پرونده‌ها حجیم و زیاد هستند و هرکدام شامل چندین برگ می‌شوند یا اسناد کاغذی تک برگی هستند؟ (در این مرحله حداقل باید 10 پرونده از آنچه که باید اسکن شود مورد بررسی قرار گیرد)
- تعیین این موضوع که آیا باید همه کاغذها اسکن شوند یا خیر؟
- تعیین این که آیا پرونده‌ها بعد از اسکن شدن نیاز به نوسازی پوشه دارند یا خیر؟
- مشخص کردن این موضوع که آیا پرونده‌ها بعد از اسکن شدن باید امحا شوند یا نیازی به این کار نیست؟
- تعیین نوع خروجی اسکن که آیا از نوع عکس باشد، PDF یا سایر فرمت‌ها؟
- زمان اجرای پروژه پیش‌بینی می‌شود. این مرحله بستگی کاملی به مرحله قبلی دارد. به این معنی که در پروسه بررسی پرونده‌ها برای کارشناسان شرکت خدمات اسکن اسناد و مدارک مشخص می‌شود که چقدر زمان لازم است تا این پروژه اجرا شود؟
- و…
عقد قرار داد
در این مرحله بر اساس اطلاعاتی که در زمان بررسی اولیه به دست آمده، قراردادی بین شما و شرکت خدمات اسکن اسناد و مدارک بسته می‌شود که طی آن پروژه اسکن در زمان مقرر، در مکانی که در قرارداد تعیین می‌شود (می‌تواند داخل شرکت خدمات دهنده اسکن یا سازمان شما باشد) پروژه اجرا می‌شود.
آغاز کار اسکن اسناد و مدارک
این مرحله شامل چندین کار است که بچه‌های تیم اسکن اسناد آن را انجام می‌دهند:
- تحویل گرفتن پرونده‌ها توسط تیم خدمات اسکن.
- باز کردن پرونده‌ها که شامل جدا کردن چسب، منگنه، سوزن ته گرد، گیره کاغذ، کاغذهای به هم چسبیده و غیره از پرونده می‌شود.
- آماده کردن کاغذها برای ورود به دستگاه اسکنر.
- ورود اطلاعات مورد نیاز (آنچه در قرارداد تعیین شده) در نرم افزار.
- بستن دوباره پرونده‌های اسکن شده.
- نوسازی پوشه (درصورتی که این موضوع توسط شما در قرارداد ذکر شده باشد).
- تحویل دادن پرونده‌های اسکن شده توسط تیم اسکن مدارک به بخش بایگانی.
- امحا (اگر این موضوع در قرارداد تعیین شده باشد).
تحویل فایل‌های اسکن شده
در نهایت شرکت خدمات دهنده اسکن اسناد و مدارک باید فایل‌های مدارک اسکن شده به شما تحویل دهد. اگر شما برای اسکن مدارک با شرکت یگانه همکاری کرده باشید، می‌توانید از آن‌ها بخواهید علاوه بر اسکن اسناد، فایل‌های اسکن شده را به یکباره در نرم افزار آرشیو اسناد قدرتمندی که دارند به صورت سازمان‌دهی شده و آرشیو به شما تحویل دهند.
البته برای این منظور لازم است نرم افزار آرشیو اسناد را از آن‌ها بخرید. اما این کار یک مزیت غیرقابل انکار دارد و آن این است که همه چیز به یکباره دیجیتالی و آرشیو می‌شود و همان لحظه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
